Google формы: настройка доступа

С помощью сервиса Google формы очень легко проводить опросы, публиковать анкеты, собирать заказы на фриланс и даже делать продажи товаров… В этом плане все зависит от вашей фантазии.

В этой статье я не буду рассматривать процесс создания форм, а конкретно расскажу, каким бывает и, как настраивается доступ к ним.

Google формы: настройки доступа

Google формы: особенности настройки

Сразу скажу, что настройки доступа делятся на 2 категории:

  • доступ к редактированию
  • доступ к обычному заполнению

Мы сейчас рассматриваем именно доступ к заполнению. И здесь важно не запутаться в предназначении терминов на вкладках, которые вы можете увидеть в процессе настройки создаваемой формы:

Google формы - настройка доступа для редактирования
Эти команды не используются при доступе к обычному заполнению

Настройка общего доступа к Гугл формам

Это, пожалуй, самый популярный способ, позволяющий поделиться ссылкой на форму где угодно.

Для получения такой ссылки нужно нажать на кнопку «Отправить» справа вверху. Открывается окно настройки отправки, в котором нужно нажать на значок ссылки. При этом откроется следующее окно, в котором вы увидите ссылку на свою форму.

Как берется ссылка на гугл форму
Как берётся ссылка на гугл форму

Ссылка получается довольно длинная, поэтому есть смысл отметить чекбокс «Короткий URL». При необходимости отмечаем чекбокс «Сбор адресов электронной почты».

Далее нажатием кнопки «Копировать» копируем ссылку в буфер обмена и после этого ее можно размещать на нужных интернет площадках. При клике по ней заинтересованный пользователь сразу попадает на страницу заполнения.

Настройка персонального доступа к Гугл формам

Если в предыдущем способе вы делитесь формой со всеми подряд, то персональный доступ подразумевает именно адресное предоставление формы для заполнения.

Он нисколько не сложнее, но требует наличия базы адресов.

Адресная отправка google формы

Показанное на скриншоте окно появляется сразу после нажатия кнопки «Отправить». И именно этот режим является режимом доступа по умолчанию. Видите подчеркивание под значком конверта?

В этом окне в строке «Кому» перечислением нужные адреса через запятую. По умолчанию форма предоставляет доступ к почтовым адресам аккаунта, с которого она создается. Поэтому есть смысл для таких задач использовать отдельный аккаунт, либо заранее делать группировку адресов.

Пишите в комментариях, если не знаете, как делается группировка адресатов в Google почте.
Сделаю статью на эту тему и может быть даже сниму видео.

И конечно можно использовать адреса из рассылки, если таковую вы ведете на своем сайте или в социальной группе.

Отметка чекбокса «Включить форму в сообщение электронной почты» позволяет предоставить получателю возможность заполнить форму непосредственно в тексте полученного письма.

Письмо со ссылкой на google формы

Обычное письмо с кнопкой для перехода для заполнения формы. И письмо со встроенной формой.

Письмо с встроенной google формой

Встраивать или не встраивать форму в письмо — решать вам.

Из своего опыта скажу, что несмотря на настройки, для встроенной в письмо формы желательна все-таки авторизация пользователя в его Гугл-аккаунте. Кроме того, мобильное приложение сервиса Mail не работает с встроенными формами и предлагает открыть форму в мобильном браузере.

В свою очередь в заполненной форме мобильный браузер при клике в письме по кнопке «Отправить» делает переадресацию непосредственно на страницу формы, причем ее придется заполнить повторно.

Поэтому лично мое мнение — при отправке формы не выпендриваться в погоне за наворотами и обходиться простым вариантом с кнопкой для перехода к заполнению формы.

Весь процесс персонального доступа к Гугл форме Вы можете посмотреть в этом видео:

И еще одно важное замечание по поводу форм

Если после публикации формы, вы обнаружили, что пользователи вопреки вашему желанию могут изменять ее содержание, тогда защитите форму от редактирования так, как показано в этом видео.

Здесь важно помнить, что гугл форму невозможно откатить, как остальные гугл документы.
Поэтому, если вы только начинаете работать с гугл формами, то прежде чем отправить форму пользователям, сделайте на всякий случай ее копию.

Вот в общем-то всё про доступ к гугл формам. Сложного в этом деле ничего нет. Стоит отправить пару-тройку форм и потом уже будете работать на автомате.

С уважением, Сергей Почечуев

Оцените статью
Просто Делай Так
Добавить комментарий

Примечание

Мы используем куки для наилучшего представления нашего сайта. Если Вы продолжите использовать сайт, мы будем считать что Вас это устраивает.